Modelos da comunicação utilizados no ambiente de trabalho

    Comunicação é a criação de uma imagem mental na mente do receptor,exatamente da mesma forma e detalhes como na do emissor. Assim sendo,comunicação é o processo mediante o qual uma mensagem é enviada por umemissor, através de um determinado canal, e entendida por um receptor.
    Existem várias definições de comunicação. Baskin e Aronoff definem comunicação como "troca de mensagens entre pessoas com o objetivo de construir pensamentos comuns."1 Santaella afirma que, "de um modo geral, pode-se dizer que, onde quer que uma informação seja transmitida de um emissor para um receptor, tem-se aí um ato de comunicação."2  A comunicação organizacional ideal é difícil de se conseguir, sendo necessário entender a sequência de passos: geração da idéia, codificação, transmissão através de vários canais, recepção, decodificação, entendimento, e resposta. Em todos esses passos existem obstáculos potenciais para se alcançar uma comunicação de sucesso. Esses obstáculos, que são descritos como ruídos, barreiras, e filtros, podem alterar ou romper todo o processo de comunicação.

    Não há, portanto, comunicação sem informação. Mas não há também transmissão de informação sem um canal ou veículo através do qual essa informação transite, assim como não há comunicação ou ligação entre o emissor e um receptor se estes não compartilharem, pelo menos parcialmente, do código através do qual a informação se organiza na forma de mensagem. Nesse processo, vários fatores contribuem para confundir e interferir na comunicação. Por exemplo, uma mensagem codificada pode não corresponder exatamente com a mensagem pretendida por causa da fraca escolha de palavras do emissor, ou a resposta pode não refletir exatamente a intenção do receptor por motivos de forças ambientais externas fora do controle.
    A comunicação com sucesso cada vez mais difícil, contribui para disseminar a crença que uma fraca comunicação é responsável por vários problemas dentro das organizações e que muitos dos grandes problemas poderiam ser resolvidos se apenas as pessoas tentassem melhorar a habilidade de comunicação. Gary Johns afirma que, "mais comunicação não significa necessariamente melhor comunicação."3 É crucial reconhecer que a comunicação é um processo social que inclui influência e percepção. A correta condução e recepção da mensagem, mais o impacto que a mensagem causa ao receptor, são igualmente importante na

explicitação do fenômeno de comunicação. Nas organizações devemos verificar até que ponto a forma estrutural atende às necessidades de comunicação da empresa de maneira permitir o 3 funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz. Para tanto devemos considerar:

· Que deve ser comunicado?

· Como deve ser comunicado?

· Quando deve ser comunicado?

· De quem deve vir a comunicação?

· Para quem deve ir a comunicação?

· Por que deve ser comunicado?

· Quando deve ser comunicado?

A capacidade para exercer influência em uma empresa depende, em parte, da eficácia de seus processos de comunicação. Likert constata que não é de supreender que a influência tem relação com o desempenho, comparável à da comunicação4.

MELHORAR A COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

Comunicação é crucial para o sucesso de toda organização. Chung e Megginson esboçaram várias sugestões para melhorar a comunicação organizacional.42
1. Usar idioma apropriado. Palavras, gestos, e símbolos deveriam ser apropriados ao nível do receptor de compreensão.
2. Comunicação com ênfase prática. O quadro de referência do receptor (suposições e atitudes) deve ser entendido pelo comunicador.

3. Encorajar realimentação (Feedback). Comunicações de sentido duplo podem melhorar o processo de comunicação. Pela realimentação, podemos saber se uma mensagem foi recebida com precisão.
4. Desenvolver um clima de confiança. A comunicação aumenta se os participantes tenham uma relação confiante. Obter e manter a confiança dos outros exige um esforço ininterrupto e vontade de diálogo aberto e franco.
5. Usar mídia apropriada. Nem todas as formas de comunicação organizacionais são igualmente apropriadas para todos os propósitos. Em geral, a forma de comunicação deveria acompanhar a situação ambiental. Comunicação oral é melhor para discutir problemas de empregado, como atraso e baixo desempenho. Comunicação escrita é melhor para assuntos que requerem ação futura, mas é lenta para assuntos que pedem ações rápidas, e muito impessoal para discutir problemas com empregados. Uma combinação de comunicação oral e escrita é interessante para transmitir informações que requerem ações rápidas, direções trabalho-específicos, e mudanças processuais.
6. Encorajar a escutar melhor. O hábito de escutar também pode ser melhorado, escutando o significado total da mensagem do remetente, e oferecendo realimentação responsiva (às vezes chamado de active listening) sobre o grau de compreensão do ouvinte.
7. Assegurar esforços de comunicação formais que estão em harmonia com estratégia organizacional. A Allstate Insurance Co., um Grupo de Comunicação (constituido da alta administração e profissionais de comunicação) se encontra para revisar esforços de relações públicas regularmente como também o programa de comunicação interna envolvendo os empregados para assegurar que as mensagens que são enviadas estejam em "sintonia" com a estratégia global da corporação.

Luciane Galvão

Fonte: www.maurolaruccia.adm.br/artigos/comm.pdf