terça-feira, 30 de novembro de 2010

As novas comunicações de trabalho através da Web 2.0


Ao mudar a estrutura da organização o modelo de comunicação interna também é susceptível de se alterar. Até uns anos atás, a comunicação dentro das empresas era principalmente descendente.

O feedback era mínimo, e o objectivo das actividades de comunicação para os trabalhadores era de apenas fornecer informações operacionais. Não havia maneira de diálogo ou de participação, e o que tentaba dar a sua opiniao era classificado como um funcionário problematico.

As limitações funcionais e de poder de cada nível da estrutura hierárquica produziam pouco comprometimento e aceitação do objectivo geral da organização. Neste cenário, o conhecimento era parte desse poder e mantê-lo permitia permanecer nessa posição.

Na comunicação interna 2.0 atopamos um modelo de comunicação baseado no objetivo comum da organização. Todas as ações de comunicação interna visam a realização da missão, visão e valores da empresa. Estes ja não são impostos e estão em constante debate interno de acordo com o ambiente em mudança.

A informação e o conhecimento, por sua vez, não são mais fontes de poder. O novo modelo de comunicação interna promove a troca de conhecimento, que debe ser compartilhado livremente para que todos possam usar para atingir o objetivo comum. Falamos então, do modelo de comunicação interna com base em conversaçoes em que os funcionários internos que apontam para problemas e contribuiem para sua melhoria são precisamente aqueles que estão mais envolvidos com a organização. Há espaço para a crítica construtiva e a liberdade de opinião, ambas lógicamente, baseadas no respeito.

Mas, como mencionado acima, nenhum software faz maravilhas. Explorar o seu potencial também envolve profundas mudanças dentro da organização. Há exemplos suficientes para mostrar que o desenvolvimento e o sucesso da Web 2.0 é, alem dum avanço tecnológico, uma profunda mudança social.

A Web 2.0 não inventou a colaboração e comunicação entre as pessoas, mas oferece uma enorme gama de possibilidades para facilitar o intercâmbio e a cooperação entre os indivíduos. A geração desses canais de participação consolida-se como um legado da cultura hacker de compartilhar conhecimentos em estruturas abertas e horizontais que promovem a inteligência coletiva, a intercriatividade en benefício do bem comum.

Alvaro Gomez Veit, em seu livro As claves da economia digital, afirma que a gestão do conhecimento é composto por 20% da gestão da tecnologia e 80% da gestão da dimensão humana das mudanças culturais necessárias na organização.

Neste sentido, as empresas que são capazes de aprender a ouvir os seus públicos internos e externos, bem como a gestão da participação, têm vantagens em mercados futuros.


Texto extraído e traduzido do blog
Pensamiento Imaginactivo
Autor: Caludio Bravo


quarta-feira, 24 de novembro de 2010

ABERJE - Associação Brasileira de Comunicação Empresarial

Revista publicada pela Aberje sobre Comunicação Empresarial. O desafio das grandes empresas quando acontecem grandes fusões, a importancia de uma transição bem elaborada e a importancia dos colaboradores.Acessem o link abaixo e confiram...

http://www2.ideavalley.com.br/aberje/flip/?idEdicao=037a2ed3805cf9bdabd6d440d5010078&idCaderno=&page2go=1

terça-feira, 16 de novembro de 2010

Os Tipos de Discursos no Ambiente de Trabalho

         Como já sabemos, a comunicação é um fator crucial para se obter um bom rendimento em qualquer ambiente de trabalho. Mas, a depender do objetivo desejado, é necessária a utilização de recursos que facilitarão a transmissão da mensagem e, consequentemente, à efetivação da comunicação propriamente dita. Entre esses recursos, estão os discursos. Iremos destacar aqui apenas dois: o informativo e o persuasivo.

       Discurso Informativo 

       Busca transmitir informações, aumentando o conhecimento e facilitando a compreensão do receptor da mensagem. Possui fundamental importância nas relações profissionais, pois esclarece os objetivos, evitando assim os erros, que devem ser os mínimos possíveis. Existem técnicas para obter sucesso na construção do Discurso Informativo:

1.Definir um objetivo específico: ao final do discurso, a audiência será capaz de lembrar os pontos centrais;
2. Criar uma demanda por informação: razões para que a audiência queira ouvir e aprender sobre o discurso (geralmente relaciona-se o discurso com as necessidades e com o dia-a-dia e experiências da platéia);
3.Facilitar a escuta do discurso: não somente falar alto e claramente, mas também não exagerar na quantidade de informação (leva à sobrecarga, à ansiedade e à falta de atenção), usar de informações que você presuma que a platéia conheça e usar de informações simples para melhorar a compreensão de informações complexas;
4.Enfatizar pontos importantes: pode-se utilizar de repetição e de sinalizadores(frases como: “Mas vejam que...” ou “A coisa mais importante para lembrar é...”) para prender a atenção da audiência e ajudar na memorização;
5.Usar organização e estrutura claras: facilita o processamento das informações. Deve-se ter cuidado na construção da introdução, desenvolvimento e conclusão, que não podem faltar no Discurso Informativo;
6.Usar material de apoio de forma eficaz: utilizar material de apoio (slides, material impresso etc.) como meio de reforçar idéias, esclarecer, tornar interessante e facilitar memorização;
7.Usar linguagem clara: facilita a compreensão. Deve-se utilizar palavras simples e utilizar jargões apenas quando necessário;
8.Promover o envolvimento da audiência: boa apresentação, manter o entusiasmo, motivação, contato visual sempre gera um bom retorno da audiência. Usar voluntários e um tempo reservado para perguntas e respostas também é bem aceito.

              Por fim, é necessário enfatizar que o Discurso Informativo, de certa forma, também está presente no Discurso Persuasivo, já que a persuasão pode acontecer também pela apresentação de fatos e argumentos (informações) para se chegar ao objetivo estabelecido.

 Discurso Persuasivo

              Persuasão seria, grosso modo, mobilizar o outro à mudança (de pensamento, objetivo, comportamento). No ambiente de trabalho, é uma “arma” poderosa nas mãos de quem saiba usá-la. Utilizando-a em seu favor, é possível influenciar, ganhar credibilidade e reconhecimento. É uma das características mais apreciadas em líderes. Antes de citar algumas técnicas para criar uma mensagem persuasiva eficaz, é necessário enfatizar algumas características da persuasão. Seriam elas: a persuasão é interativa (tanto a fonte como receptor são ativos, isto é, participam da comunicação), não é coercitiva (acontece quando não é forçada), é incremental (é um processo, que recebe incrementos graduais ao longo do tempo) e ela pode ser ética (persuasão é diferente de coerção). Com isso, vamos às técnicas:

1.Estabelecer uma proposta clara e persuasiva: ajuda a manter-se no caminho certo para a estruturação da mensagem persuasiva;
2.Estruturar cuidadosamente a mensagem: descrever o problema, a solução e, se o objetivo for ativar (orientar a um comportamento), deve-se descrever o que a audiência deverá fazer;
3.Usar evidências sólidas: achar uma evidência (exemplo, definição, argumento, testemunho) perfeita que estabeleça a verdade da sua alegação na mente de sua audiência;
4.Evitar falácias (erros de lógica): pode reestruturar sua mensagem persuasiva, desviando-a do seu objetivo ou levando a audiência a conclusões erradas;
5.Adaptar o discurso à audiência: é importante conhecer o público o máximo possível. Deve-se enfatizar seus valores mais fortes;
6.Estabelecer uma base comum: enfatizar o maior número de similaridades entre você e seus ouvintes (prova que você os entende, garantindo maior confiança por parte deles);
7.Adaptar o discurso a uma audiência hostil (pode variar de não-amigáveis a violentas): quando isso ocorre, demonstre que você compreende os vários pontos de vista de seu(s) ouvinte(s) e, se necessário, use algum tipo de humor para acalmar os ânimos.
               Essas foram algumas das técnicas mais eficazes para persuadir. Mas existe algo que é muito importante e que leva muito mais tempo para ser adquirida: a credibilidade. É a percepção na mente do público sobre você. Para se construir a credibilidade, três aspectos são muito importantes para o orador: competência (habilidades do orador em relação ao assunto), caráter (ser confiável, honesto e imparcial) e ter carisma (entusiasmo e simpatia do orador).  Tendo todos esses ingredientes, alcançar excelentes resultados no processo de persuasão é simples questão de prática.

Iuri Azevedo.
BIBLIOGRAFIA: Adler & Rodman, Comunicação Humana, 7a Edição, Cap. 13 e 14.

segunda-feira, 1 de novembro de 2010

Ouvir é a maior virtude das relações de trabalho



Em um curso de liderança o professor pediu para que os alunos fizessem uma breve apresentação e dissessem as razões que os levaram a participar deste treinamento. Quando chegou à quinta pessoa do grupo, o professor pediu para que ele dissesse o que sua colega que acabara de se apresentar havia dito.


"Ah?", foi o único som que saiu da sua boca. Ele estava tão ocupado pensando no que iria dizer a seu respeito na hora da sua apresentação que teve que pedir desculpas a sua colega, pois não havia escutado uma só palavra.



O que interfere, para que você ouça com atenção:
- Você está esperando para falar.
- Você está aborrecido.
- Você está pensando em outro assunto.
- Você pensa que sabe o que a outra pessoa vai dizer.
- Você está com pressa.
- Você está zangado.
- Você está cansado, com fome ou sede, sentindo calor ou frio.


Muitos líderes, mesmo anunciando que as portas estão abertas, não sabem ouvir e os subordinados em contrapartida deixam de expor seus sentimentos por medo do que poderá acontecer ou por receio de serem totalmente ignorados. "Meu chefe adora ouvir nossa opinião; ele costuma sempre dizer. Nas nossas reuniões nossos funcionários entram com suas ideias e saem com as minhas". Em resumo, ele não ouviu nada.


Por que nos tornamos tão maus ouvintes? A grande falha ocorreu no sistema escolar, dando muita ênfase a ensinar, a ler e a escrever. O treinamento para ouvir vinha por forma de advertência: "prestem atenção", "ouçam", "abram os ouvidos". Ingressamos no mercado de trabalho lendo, escrevendo bem, sendo que a necessidade do mercado por bons ouvintes é três vezes maior.


Então o que podemos fazer para nos tornar bons ouvintes?
- Esteja atento e demonstre isso. Mantenha um bom contato visual, acenando com a cabeça.
- Preste atenção não só ao que é dito, mas também como é dito.
- Interprete o que as mensagens não verbais querem dizer.
- Não adianta só ouvir, mas entenda o que está sendo dito.
- Faça um resumo do que você ouviu, para checar se você entendeu a mensagem corretamente.


Na prática, aprender a ouvir requer paciência, disciplina e autocontrole, o que não é fácil. Mas sabemos que a única maneira de mantermos pessoas ao nosso lado é ouvindo o que elas têm a dizer.


Referência http://www.rh.com.br/Portal/Comunicacao/Artigo/6271/ouvir-e-a-maior-virtude-das-relacoes-humanas.html

quarta-feira, 27 de outubro de 2010

Quatro técnicas para desenvolver a capacidade de ouvir e dialogar no trabalho:

Verificar: "Pode repetir o que disse para eu ter a certeza que entendí"
Esclarecer: "Eu acho que isso é o que você quer dizer ..."
Mostrar apoio: "Eu ouço você, por favor, continue"
Estruturar: "Que tal se formos ver os sintomas, procuramos definir o problema e discutimos possíveis soluções"






   
John Baldoni sobre isso em seu livro Never let your ego stop you from learning“ recomenda que não devemos deixar os nossos egos inteferir em nosso desejo de aprender. Os boms líderes mantenhem sua mente aberta para coisas novas, porque eles sabem que não importa o quão alto seja o seu nível de poder, sempre há mais para descobrir. 

   Ele diz que quando enfrentamos desafios, mesmo aqueles que já enfrentamos muitas vezes, devemos adotar a abordagem de um aprendiz: fazer perguntas ou encontrar novas maneiras de resolver o problema.

   Aprender a se comunicar leva a aprender mais sobre nós mesmos, permitindo-nos reconhecer a natureza dos nossos pensamentos como troca de idéias com os outros.

Texto extraído e traduzido do site http://www.mujeresdeempresa.com/

domingo, 17 de outubro de 2010

Modelos da comunicação utilizados no ambiente de trabalho

    Comunicação é a criação de uma imagem mental na mente do receptor,exatamente da mesma forma e detalhes como na do emissor. Assim sendo,comunicação é o processo mediante o qual uma mensagem é enviada por umemissor, através de um determinado canal, e entendida por um receptor.
    Existem várias definições de comunicação. Baskin e Aronoff definem comunicação como "troca de mensagens entre pessoas com o objetivo de construir pensamentos comuns."1 Santaella afirma que, "de um modo geral, pode-se dizer que, onde quer que uma informação seja transmitida de um emissor para um receptor, tem-se aí um ato de comunicação."A comunicação organizacional ideal é difícil de se conseguir, sendo necessário entender a sequência de passos: geração da idéia, codificação, transmissão através de vários canais, recepção, decodificação, entendimento, e resposta. Em todos esses passos existem obstáculos potenciais para se alcançar uma comunicação de sucesso. Esses obstáculos, que são descritos como ruídos, barreiras, e filtros, podem alterar ou romper todo o processo de comunicação.
    Não há, portanto, comunicação sem informação. Mas não há também transmissão de informação sem um canal ou veículo através do qual essa informação transite, assim como não há comunicação ou ligação entre o emissor e um receptor se estes não compartilharem, pelo menos parcialmente, do código através do qual a informação se organiza na forma de mensagem. Nesse processo, vários fatores contribuem para confundir e interferir na comunicação. Por exemplo, uma mensagem codificada pode não corresponder exatamente com a mensagem pretendida por causa da fraca escolha de palavras do emissor, ou a resposta pode não refletir exatamente a intenção do receptor por motivos de forças ambientais externas fora do controle.
    A comunicação com sucesso cada vez mais difícil, contribui para disseminar a crença que uma fraca comunicação é responsável por vários problemas dentro das organizações e que muitos dos grandes problemas poderiam ser resolvidos se apenas as pessoas tentassem melhorar a habilidade de comunicação. Gary Johns afirma que, "mais comunicação não significa necessariamente melhor comunicação."3 É crucial reconhecer que a comunicação é um processo social que inclui influência e percepção. A correta condução e recepção da mensagem, mais o impacto que a mensagem causa ao receptor, são igualmente importante na
explicitação do fenômeno de comunicação. Nas organizações devemos verificar até que ponto a forma estrutural atende às necessidades de comunicação da empresa de maneira permitir o 3 funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz. Para tanto devemos considerar:
· Que deve ser comunicado?
· Como deve ser comunicado?
· Quando deve ser comunicado?
· De quem deve vir a comunicação?
· Para quem deve ir a comunicação?
· Por que deve ser comunicado?
· Quando deve ser comunicado?
A capacidade para exercer influência em uma empresa depende, em parte, da eficácia de seus processos de comunicação. Likert constata que não é de supreender que a influência tem relação com o desempenho, comparável à da comunicação4.

MELHORAR A COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

Comunicação é crucial para o sucesso de toda organização. Chung e Megginson esboçaram várias sugestões para melhorar a comunicação organizacional.42
1. Usar idioma apropriado. Palavras, gestos, e símbolos deveriam ser apropriados ao nível do receptor de compreensão.
2. Comunicação com ênfase prática. O quadro de referência do receptor (suposições e atitudes) deve ser entendido pelo comunicador.
3. Encorajar realimentação (Feedback). Comunicações de sentido duplo podem melhorar o processo de comunicação. Pela realimentação, podemos saber se uma mensagem foi recebida com precisão.
4. Desenvolver um clima de confiança. A comunicação aumenta se os participantes tenham uma relação confiante. Obter e manter a confiança dos outros exige um esforço ininterrupto e vontade de diálogo aberto e franco.
5. Usar mídia apropriada. Nem todas as formas de comunicação organizacionais são igualmente apropriadas para todos os propósitos. Em geral, a forma de comunicação deveria acompanhar a situação ambiental. Comunicação oral é melhor para discutir problemas de empregado, como atraso e baixo desempenho. Comunicação escrita é melhor para assuntos que requerem ação futura, mas é lenta para assuntos que pedem ações rápidas, e muito impessoal para discutir problemas com empregados. Uma combinação de comunicação oral e escrita é interessante para transmitir informações que requerem ações rápidas, direções trabalho-específicos, e mudanças processuais.
6. Encorajar a escutar melhor. O hábito de escutar também pode ser melhorado, escutando o significado total da mensagem do remetente, e oferecendo realimentação responsiva (às vezes chamado de active listening) sobre o grau de compreensão do ouvinte.
7. Assegurar esforços de comunicação formais que estão em harmonia com estratégia organizacional. A Allstate Insurance Co., um Grupo de Comunicação (constituido da alta administração e profissionais de comunicação) se encontra para revisar esforços de relações públicas regularmente como também o programa de comunicação interna envolvendo os empregados para assegurar que as mensagens que são enviadas estejam em "sintonia" com a estratégia global da corporação.

Luciane Galvão

quinta-feira, 14 de outubro de 2010

A COMUNICAÇÃO NO TRABALHO

A grande maioria das profissões e ocupações exigem um trabalho contínuo e específico: a comunicação com os outros. A comunicação com clientes, fornecedores, usuários ou comunicação com pessoas que trabalham na mesma empresa: a equipa do departamento, os colaboradores, o chefe.
Ou co pessoal de outros departamentos, eles nos perguntam ou nos fornecem de informações para fazer seu trabalho corretamente e nós o nosso. Poderíamos pensar que a comunicação é apenas uma parte do trabalho daqueles que executam tarefas comerciais e estão em contato com o cliente.

Mais o operador de uma máquina, que deve informar ao seu supervisor sobre a produtividade, os problemas de manutenção e operação, do controle de qualidade, utiliza a comunicação em seu trabalho. E o médico com seus pacientes? E o guarda com o público? E o telefonista e pessoal da recepção? E todos os chefes com o seu pessoal? E os técnicos que vão prestar assistência técnica ou reparações? Alguém já não emprega a comunicação no trabalho? Na verdade, quase ninguém pode dizer que a comunicação não é parte do seu trabalho.

Dizer "Comunicação" é o mesmo que dizer "influência recíproca" entre as pessoas que se estão a comunicar. No processo de comunicação, uma pessoa pergunta, o outro responde, um fornece informações e solicita o ponto de vista do outro, um pede uma aclaração e outro resolve as dúvidas. Bem, isso é a comunicação, as pessoas devem estar dispostos a oferecer seus pontos de vista sobre o assunto da comunicação.

A comunicação não é simplesmente chegar e dizer “faça isso” e marchar. Isso é “mandar”. Comunicação é dizer: “você deve fazer esta tarefa antes de...” e adicionar, “é que você pode fazer isso? ", e aguardar a resposta.

Estudos sobre os problemas no trabalho mostram que quatro em cada cinco problemas são causados por uma comunicação deficiente ou inadequada.

A experiência mostra que muitas pessoas, incluindo boms profissionais “técnicos” com um grande valor em seu "ofício" são pésimos comunicadores. Em muitos casos eles não estão conscientes da importância da comunicação em seu trabalho. Eles estão interessados no parafuso, o projeto, produto, os dados, mas não muito as pessoas que devem apertar o parafuso, realizar o projeto, acabar o produto, cadastrar os dados.

Se essas pessoas, que podem ser chefes, ou trabalhar em um ambiente que lida com um monte de informações para outras pessoas, não sabem que a comunicação é parte de seu trabalho estarão em condições de gerar vários problemas.

Porque em muitos casos, essa falta de consciência do papel da comunicação gera conflitos e problemas? Acontece que existem pessoas que se reportam, mas não escutam, pessoas que mandam, mas não dirigem, as pessoas que acreditam que as suas coisas são importantes mais as dos demais podem esperar.

Ignorar o papel da comunicação produz erros, falhas, atrasos, desculpas, pobre ou nenhum serviço ao cliente, problemas ou conflitos com os colegas do grupo de trabalho, com chefes ou subordinados, o pessoal de outros departamentos.

Se estamos conscientes do papel da comunicação, ou seja, que para trabalhar há que falar, solicitar informações, perguntar e responder, pedir opiniões e comentários, receber e analisar as solicitações e necessidades dos outros, seria possível desativar uma parte importante das dificuldades e ao melhorar a comunicação, melhorar também os resultados do ambiente de trabalho. Como melhorar a nossa comunicação?


PARA DESENVOLVE-LA     


Escute para compreender, não para responder.
Não interompa ao interlocutor, exceto em um caso extremo.

Identifique os sentimentos e as emoções da pessoa coa que você está se comunicando. Algo básico: Confirme que ele diz tudo o que ele quer dizer. Para isso deve dar confiança. Sorria. Seja gentil.


TENTE EVITAR


Confundir a comunicação com o “ser um bom orador”.
A oratória é “falar direito”, mais comunicar também é "ouvir melhor": permitir falar e saber calar.

Texto traduzido ao português do site espanhol Gestiopolis. 
Autor: Federico Gan